Cómo hacer Kaizen en la empresa

En nuestro último Webinar platicamos sobre la importancia que tiene Kaizen para la empresa o  incluso para nuestras vidas. A lo mejor, no pudiste ver la presentación en vivo, pero afortunadamente, tenemos una grabación que puedes ver dando click aquí. A veces, transmitir esta filosofía a la empresa es muy complicado y terminamos siempre con la duda de cómo hacer Kaizen en la empresa.

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Equipo Kaizen

Hacer Kaizen es importantísimo, porque podemos lograr cambios muy profundos casi sin darnos cuenta.  Para implementar estos esfuerzos, han surgido diversas estructuras y estrategias que ayudan a las empresas a vivir la cultura de la mejora continua.

Hoy quiero contarte algunas de esas ideas.

Talleres Kaizen

La primera estructura que se ha organizado en las empresas para responder cómo hacer Kaizen en la empresa son los Talleres de Mejora. Los Talleres de Mejora o Talleres Kaizen son eventos programados que se realizan exclusivamente para solucionar un problema en específico. Aquí el facilitador del evento está encargado de seleccionar al equipo. Este debe tener una experiencia relevante en el problema que se quiere solucionar. Y debe de planear una agenda específica para hacer los 8 pasos de la Ruta de la Calidad. Un evento kaizen puede durar de 1 a 5 días. Una vez transcurrido este periodo, los participantes en el evento regresan a sus actividades normales de la empresa. Siempre deben dejar en claro que actividades deben de realizarse para asegurar que las mejoras diseñadas se implementen.

Las ventajas que tiene hacer un Taller Kaizen son que tenemos un equipo dedicado, multidisciplinario, conocedor del proceso y el problema que esta enfocado al 100% en resolverlo. Cuando, hacemos eventos de este tipo, encontramos mejoras que superan por mucho las expectativas iniciales tanto de los participantes como del personal directivo de las empresas.

En la práctica hemos encontrado que muchas empresas no están dispuestas a “soltar” las responsabilidades del día a día de los participantes. Siendo este el mayor de los problemas para su implementación. Este problema puede sortearse organizando a los equipos para que dediquen solo un día de la semana a hacer la planeación, ejecución e implementación de estos proyectos.

Círculos de Calidad

Los círculos de calidad son tal vez la forma más conocida de hacer eventos Kaizen. Un círculo de calidad consiste en organizar pequeños grupos de trabajo que tengan dentro de sus responsabilidades hacer eventos de mejora. Los círculos de calidad también se hacen siguiendo los 8 pasos de la ruta de la calidad. La principal diferencia entre un Círculo de Calidad y un Taller Kaizen consiste en como se conforman los grupos y el tipo de problemas que solucionan.

Los Talleres Kaizen se hacen para solucionar un problema en específico, los equipos son únicos y se diseñan de acuerdo a las habilidades y experiencias de los participantes. Una vez que se termina el proyecto, el evento se terminó. En el caso de los Círculos de Calidad, los equipos se mantienen a lo largo de los diferentes proyectos realizados. Usualmente los equipos están conformados por compañeros del área que tienen dedicado un horario predeterminado para hacer la mejora.

Para que un programa de Círculos de Calidad sea exitoso las claves son que los objetivos sean claros y que se alineen adecuadamente a las políticas y objetivos de la empresa. 

Uno de los principales objetivos que obtenemos de organizar una estrategia de círculos de calidad dentro de la empresa, es que aseguramos el crecimiento de los empleados. Los ponemos a investigar, a proponer y a implementar nuevas estrategias, que pueden o no ser exitosas para nuestro negocio, pero que a fin de cuentas traerán muchos otros beneficios para elevar la moral del personal y esto se verá reflejado en los comentarios.

El principal bloqueo que hemos encontrado para implementar este tipo de estrategias es que es difícil lograr que el área directiva “compre la idea” de que invertir tiempo en mejorar debe de ser parte del día a día de los empleados. Por eso te recomendamos hacer círculos de calidad en todos los niveles de la organización. El proceso debe de ser similar a un juego de pelota. Las sugerencias van de arriba hacia abajo y de regreso. Así, nos aseguramos de que todos se comprometan con la mejora.

Programas de Sugerencias

La tercer forma de hacer Kaizen en las empresas es a través de un programa de sugerencias. Esta es la forma más sencilla de empezar a involucrar a tu personal en el camino de la mejora.  Seguir estrategias como esta nos ayuda a no comprometer tiempos ni “vacunar” contra intentos de implementación de otros programas. El programa de sugerencias consiste en plantear objetivos de mejora generales y abrir las puertas para recibir todo tipo de sugerencias para resolver problemas. Si viste el webinar, sabes que las recompensas no son siempre necesarias. Si decides ofrecerlas, deben de ser pequeñas. Algo así como una nota personal, visitas a los involucrados o algo por el estilo. A las personas nos encanta sentir que somos valiosos y que nuestro trabajo tiene sentido. Si logramos reforzar este sentimiento, podremos implementar un programa de este tipo con éxito.

¿Pero por donde empiezo?

Seguramente tienes muchas dudas sobre cuál es la mejor manera de empezar Kaizen en la empresa. Siguiendo la filosofía de la mejora continua, te recomiendo iniciar por el paso más sencillo. Esa es una pregunta que debes responder tú mismo:

¿Qué es lo más sencillo que puedo hacer para hacer Kaizen en la empresa?

Los esfuerzos de mejora varían mucho de empresa a empresa. Tal vez en tu caso, la cultura laboral motiva a hablar de los problemas y hacerlos evidentes. Tal vez la mejor manera de empezar sea con un programa de sugerencias. O tal vez tienen grandes problemas y un equipo altamente capacitado que no ha encontrado el tiempo para trabajar en equipo. Por lo tanto el iniciar con Tallerez Kaizen cada dos meses es la mejor estrategia.

El consejo que te tengo es: inicia con un paso pequeño y una vez que funcione, da el siguiente. Recuerda que la mejora continua es un camino, no un destino.

Bienvenido al Kaizen

¿Cómo se hace Kaizen?

Recuerda que tenemos un curso en línea para aprender a seguir los 8 pasos de la ruta de la calidad. ¿Curioso? Echale un vistazo dando click aquí:

Resuelve Problemas en el trabajo: Taller de eventos Kaizen

¡Nos leemos pronto!

Publicado en Calidad, kaizen, Lean Manufacturing.